Assistant(e) de Direction – Direction des Ressources Humaine (H/F)

Accueil physique et téléphonique :
– Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré d’urgence, prise de rendez-vous) ;
– Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs d’activités compétents.

Gestion administrative :
– Gestion de l’agenda du Directeur des Ressources Humaines en lien avec les secrétariats des autres sites de la direction commune ;
– Organisation des réunions ;
– Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;
– Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;
– Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;
– Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;
– Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs d’activités compétents ;
– Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;
– Gestion et diffusions des notes d’information relevant de la DRH ;
– Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;
– Reproduction de documents ;
– Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.

Instances :
– Comité Social d’Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de l’ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux

Grèves :
– Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes d’information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum

CGOS :
– Relais entre le personnel de l’établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS
– Suivi des situations administratives des agents bénéficiant des compléments de salaire sur des situations d’absentéisme : constitution des dossiers
– Diffusion des actions proposées par le CGOS
– Mise à disposition des formulaires et supports d’information fournis par le CGOS

Télétravail :
– Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé

ACTIVITES PONCTUELLES
Remplacements mutuels en l’absence de la gestionnaire formation qui assure notamment les missions suivantes :

Ordres de mission et frais de déplacement :
– Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées

Stages :
– Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail
– Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services et/ou la Direction des Soins pour l’organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage

Savoir-faire ;
– Maîtrise des outils bureautiques
– Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes
– Organisation, priorisation et planification des tâches confiées ; suivi rigoureux des dossiers en cours et des échéances
– Définition d’un plan de classement des dossiers en cours et à archiver
– Aisance rédactionnelle
– Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique
– Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière
– Techniques de prises de note

Savoir-être :
– Disponibilité
– Rigueur, méthode
– Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité
– Capacité à anticiper et à prendre des initiatives
– Esprit d’analyse et de synthèse
– Sens des relations humaines
– Capacité à travailler en équipe